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秘书助理培训

办公室行政管理培训

学习费用:13800/天

开课时间:2024-07-25

学习地点:全 国

学习方式:定 制

办公室行政管理培训

第一天课程:6.5小时
模块一、角色认知:如何成为领导身边优秀助手? 3小时
今天我是单位的形象代言人;通过一句话、三个词语描述你的单位印象。领导需要什么样的优秀助手?通过对领导的需求分析,不同层级助理的定位进行自我评价,提升服务意识,做最有竞争力、最有价值的工作。
了解我的工作优势与工作行为风格;通过行为测评,分析过去三至六个月你的行为风格与工作优势,并给予您针对性的建议和指导。
我们单位对行政岗位的职责要求解读与分析;针对每个单位的需要分享行政岗位的职责,清晰任务,明确工作目标。
本模块总结:如何成为领导身边优秀助手?我们的工作特征:多样琐碎性、随机突发性、领导指派性、保密性。情景练习。
轻松一刻:学习办公室养生操-五节操。
特别分享:午间欣赏职业秘书相关电影,并组织讨论秘书成长之路。
 
模块二、高效职业沟通与和谐人际关系:赢得领导信任 3.5小时
什么样个性特点的人会更容易获得良好的人际关系?亲切的微笑、温暖自信的眼神、职业握手练习、清新问候、身体距离、为他人着想、会选择礼物等内容。
学会真诚的赞美;通过小组竞赛练习,提示适度赞美能力。
塑造愉快交往礼仪之道;敬语、介绍、坐车、送别礼。
接听电话礼节与情景练习;面对难以对付的客人和电话应对技巧。
接待来访客人的流程和细节注意;观摩先进单位接待流程设计。
与新闻工作者交往注意事项与细节,并情景练习;
印章管理流程与人际关系和谐之道;
零用钱管理流程与得到领导信任的细节;
文件管理与签收流程,如何与领导预约签收?
与不同个性领导相处之道;创造积极的语言结构,与不同领导风格的领袖交往,用他们最喜欢容易接受的方式工作与交流。
模拟练习:接受不清晰的工作指示时、本周工作汇报流程与内容、商讨问题时、面对领导的坏脾气时,小组总结,这个案例中我的收获。上司约会、出差行程安排策略与方法。
本模块总结:与领导相处的时间,学会虚心请教,交流汇报要简要,内容真实详尽,与领导关系简单,尊重上司,学会为他救场。
 
第二天课程:6小时
模块三、高效工作模式:提升行政工作效率 4.5小时
时间管理与工作统筹
了解压力环境下我的时间管理模式:这是何澜老师*版权的压力环境下我的时间管理模式的测评工作,看到你的时间管理模式瓶颈与问题。
探索我的生命价值观:专业的心理学底蕴帮助你分析你的生命价值观,看清楚生命的需求和关注,提升生命幸福值。
我的时间都花在哪里?清晰时间大盗:我们人生就算100年,你的一百年中的生命价值在哪里?
激发我的脑思考模式,创立个性化时间管理技巧与方法;
系统思维方式训练:面对多任务管理,多领导指示工作时,清晰生活与工作的目标、工作步骤、紧急重要程度的分类。
为自己的人生开始规划:从梦想到现实,从日计划、月计划、年计划的制定和落实。
精力管理:根据生理节奏制定工作:了解精力最旺盛的时候,学会聚焦,学会制表,制表的要点和注意事项。
 
办公室5S管理:5S管理要点与工具
信息管理:
1、如何处理电子信件?
2、如何处理报纸杂志?
3、快速阅读。
4、为自己准备清单。
会议管理:常见高效会议管控要点。
1、固定部门会议的掌控。
2、解决问题会议的核心。
3、讨论会议的流程与掌控。
4、会议中不良行为的形成与控制。
5、会议管控工具表格的制作与分享。
本模块总结:两天中学习到提高工作效率的方法、制定行动计划
 
模块四、压力管理:提升职场幸福力 1.5小时
压力的定义与认识;
我在社会环境中角色的扮演和认识;
智慧身体感应与体验;
树立正确的人生观与价值观;
饮食减压、音乐减压、睡眠减压、运动减压等内容体验;
心里冥想:学会接纳;
面对挫折,依然快乐的八大秘诀。
课程总结:职业秘书职业修炼。
第一部分   秘书角色认知
一、秘书的职业特性与素质要求
1、准确自我定位
高级秘书与初级、中级秘书工作内容有什么不同
视频:为什么不提拔我?
现场演示:“用什么方式说话,永远比说什么更重要”
秘书与助理区别
2、如何提升秘书人员的素质
优秀与一般的差异修炼良好心态
案例分析:对待岗位的三种不同观点的人,命运怎么就这么不一样呢?
第一种人认为:秘书就是个“万金油”角色;
第二种人认为吃年轻饭,混日子;
第三种人是有心人,知道脚下的路该怎么走,剖析她的成功路是怎么走的。
如何理解五星级的秘书/助理从优秀到卓越
案例:老板眼中的五星级秘书/助理
 
二、秘书职场礼仪规范
1、塑造良好的个人职场形象你的形象直接影响公司形象
职业形象六要素
“拒绝”着装败笔着装误区
恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人
案例:为什么不录用我,我错在哪呢?
案例:你的老大用你做秘书,她的品位也不过如此了
2、基本职场礼仪
办公室礼仪
待礼仪形体仪态的训练
站姿—体态美的起点
坐姿—高雅仪态的展示
走姿—动态美的展示
表情—内心世界的窗口:目光、笑容
接待礼仪
有约接待
无约接待
电话礼仪与应对技巧
现场演示:如何着装让我更优雅和自信
 
三、办公场所5S管理
5S的概念
推行5S的重要性
如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作
长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法
现场模拟:算一算人生有多少年在工作?良好的环境对我们有多重要,教会你5分钟快速掌握5S技巧
职业形象塑造,不是您个人的事,常听到这样的话,看到您就看到了您领导的品味。责任重大
从改变自己开始吧!
案例:为什么有需求,见了你后需求就没有了
 
第二部分   工作技能篇
一、高级秘书的时间管理及工作统筹要求
1、时间管理的误区
2、时间统筹的5种方法
现场演示:整理你平时工作中1天的时间,临时工作所在你一天工作中的比例多数?
盘点你的工作效率。
3、练习2:整理一个秘书的工作日程
时间管理小窍门
办公室事务处理技巧
上级的时间管理与安排
上司出差日程管理与工作计划
案例:如何管理上司的时间帮领导做计划的技巧
小组讨论:“你一天的工作是怎么安排的?”
如何管理好你的时间,让自己活出精彩?
案例:从种树任务分析您解决问题的思路
做正确的事,不仅是把事做对
大家认为是否能在3年时间内,获得15年的工作经验?其实是可能的,老师亲身经历和大家分享时间管理的秘诀
 
二、会务组织与管理
成功组织会议的技巧
组织阶段的工作:
会前准备
会中协助
会后整理
会议座次安排的学问
练习:小组讨论:如何协助召开公司例会
案例:如何应对会议中的“漏洞”?
 
三、信息、文档管理与运用
1、信息收集
信息工作的六个基本要求和三个诀窍
收集信息工作的三个诀窍
2、文档管理
文档分类及储存的工作规范
文档查阅及分装的工作规范
文档销毁及保密的工作规范
案例:李秘书的返工引起的深思
 
四、高级秘书公文写作技巧与处理实务
1、行政公文写作的基本要求
2、行政公文写作的方法
写作原则
写作特点
3、常用行政公文写作规范及训练
通用公文:
通知
请示
批复
事务公文:
工作计划
工作总结
会议纪要
现场模拟:会议记录及纪要训练
现场研讨:领导公文文种混淆(关于……请示报告),您如何处理来?
 
第三部分   统筹管理篇
一、高级秘书人际沟通与工作协调技巧
游戏导入:通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义,并导出沟通的意义所在。
1、成功沟通的秘诀
学会聆听:不轻易打断对方的话
怎样反问:了解对方的需求
如何肯定:肯定对方微笑、点头、是是是
表明立场:拒绝的艺术
提出解决方案:提出2-3个解决方案
案例:如果是你该怎么说?
为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价
2、有效沟通过程及环节
信息发送、接收、反馈沟通漏斗
有效发送的技巧
现场演示:沟而不通的后果给我们带来的启事
3、认识你的沟通对象
与上级沟通的原则
与各种性格的领导打交道技巧
跨部门的沟通技巧
与客户沟通
游戏:究竟是谁的错?
研讨九型人格学问教您认识自己和他人的工具
只有“懂领导”才能帮领导
 
二、高级秘书人员办公室事务管理
1、了解企业行政管理内容:
后勤管理(前台、车辆、食堂、清洁)
案例:如何应对车辆管理的“漏洞”?
办公室设备管理(电话、传真、复印机、电脑)
员工安全和保密工作
 
三、事物性项目性工作的组织管理
事务工作有哪些
学会列事务清单
用项目计划管理工作
现场演示行政事务工作:1、搬家后员工提出不满,如何解决?
2、如何合理安排分布办公室?
3、如何为上司整理办公室?
 
四、秘书的自我情绪控制与压力管理
现场测评你的压力等级
1、培养快乐的心理
2、战胜你的弱点
3、如何有效控制情绪的技巧
4、如何进行压力管理的方法
办公室行政管理培训
办公室行政管理能力提升
 
课程大纲:
一、办公室管理导论
1、行政办公室含义与特点
2、办公室的职能与作用
3、办公室管理的任务和原则
4、办公室人员管理的基本要求
5、管理人员的管理技能层次性分析:基础能力
6、管理人员的管理能力:专业能力
 
二、如何写好领导讲话稿及调研报告
(一)如何写好领导讲话稿
1、领导讲话稿的含义和写作要求
2、写作讲话稿应注意的问题
3、怎样提高领导讲话稿写作能力
4、各类会议讲话稿的分类、写作和范例
5、经验借鉴:领导讲话稿如何快速赢得听众
(二)如何写好调研报告
1、调研报告的几种类型、写作要求和技巧
2、调研活动中容易出现的问题及其防范
3、调研工作的新技术和新策略的应用
4、调研工作格式范文
5、基层经验:做好调查研究需要的八大思维
 
三、办公室督察督办工作和行政事务管理
1、新时代办公室工作面临的挑战和机遇
2、办公室职能中的工作督办职责及案例
3、办公室文件处理及催办
(1)公文处理工作的基本内容方面的重点难点问题
(2)督办工作流程与技巧
(3)办公室执行力的必备要素方法与举措
(4)办公室执行力是怎样炼成的?
4、基层经验:提升办公室工作执行力的思考
 
四、档案管理实务
1、办公室人员应把握档案管理主动性
2、文档管理工作的内容
3、*《归档文件整理规则》重点解析
4、文书保管
5、文书立卷、归档、销毁和存查
6、电子文件概述
7、电子文件的处理程序和方法
8、电子文档的保存与销毁
 
五、行政沟通与协调
1、办公室沟通工作
2、沟通的真谛
3、综合协调是办公室的重要任务
4、综合协调工作的内容和要求
5、如何协调领导班子的关系
6、如何协调人际关系
7、综合协调的方法和艺术
 
六、文秘与行政政人员实用技巧
(一)办公室时间管理技巧
1、案例导入
2、办公室时间管理
3、时间管理的一般原则
4、日程安排与工作日志
(二)办公室商务接待礼仪
1、接待的类型
2、搜集来宾资料
3、制定接待工作方案
4、秘书商务接待礼仪
(三)办公室保密工作管理事务
1、办公室保密管理不可忽视哪些因素
2、秘书保密工作的内容及要求
3、泄密案例
4、办公室人员泄密原因
(四)办公室行政印章管理实务
1、公章的种类
2、印章的刻制
3、印章的保管
4、印章的使用
5、印章的停用和销毁
 
七、会务组织与管理实务
1、会议的作用
2、党政机关与事业单位会议
3、企业会议
4、会前工作
5、会中工作
(1)报到与签到
(2)会场服务工作
(3)会议记录
(4)会间文化娱乐活动的安排
(5)会间食、宿工作
(6)会议主持人
 
八、会议简报
6、会后工作
(1)会场善后工作
(2)会后文书工作
(3)会议总结与评估
(4)会议决定事项的落实、催办与反馈
 
办公室行政管理能力提升
 

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